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        高校采購實踐中的“五不”問題如何解決?

        近年來,我國明確“建設高質量教育體系”的政策導向,高校的辦學規模和辦學層次大幅提升,工程建設、設備儀器、教學用品采購也逐漸增多。實踐中,高校以優質優價采購為出發點,以完善采購內控體系為著力點,優化技術手段,強化風險防控,采購質量有了長足的進步。但是,仍然存在“法規意識不牢、采購計劃不周、落實政策不嚴、履約驗收不力、監督管理不嚴”等問題。筆者就高校采購運行情況對本地兩所高校的采購管理部門進行了專訪,從中了解了一些實情。結合調研情況,簡要分析一下高校采購“五不”缺失及對策,供同行參考借鑒。

         高校采購實踐中的“五不”問題如何解決?

        高校采購都有哪些特點,采用何采購方式?

        高校采購非同于其他政府采購,方式多樣化。主要特點有:一是經費來源廣(各級政府財政撥款、各學科建設專項資金等),因資金渠道不同,投資方向也不相同,除對科研設備投資外,還對實驗材料、圖書教材、房屋修繕、園區綠化等諸方面進行投資,范圍廣、項目多。二是高校采購的用戶比較分散,各個院系所提的采購需求有點零碎,常有一些采購目錄之外,預算金額小的項目,可見,高校采購基本呈現“金額小、數量大、品種多、頻率高”的特點。三是高校采購按照采購主體劃分,共有三種形式,分別是:①采購人自行采購、②歸口管理部門采購、③高校采購管理部門集中采購。其中:①由教職員工按照高校制定的小額采購標準進行采購;②采購人把自身的需求上報歸口單位,由二級單位組織采購;③采購人逐級上報采購需求,最終由高校采購管理部門集中采購。無論哪種方式,都應嚴格執行制度,充分體現“三公”原則,實踐中,卻存在“五不”問題。

        高校采購實務中存在的“五不”問題是什么?

        (一)法規意識不牢。一是為了提高采購效率,高校規定了二級單位的采購限額,但缺乏相應的監督管理,因二級單位采購經辦人對法規制度把握得不準,不了解幾種采購方式如何應用才更“得體”,也不分析本單位的采購狀況,自認為采購周期過長,無法及時滿足教師的科研需求,只要老師有需求就組織采購,隨意性比較大,程序不夠嚴謹。二是執行法規制度不嚴,存在“重購買、輕流程”現象,一些項目還沒有立項就開始采購;還有一些項目只是簡單地比一比價格,就確定了供應商,采購流程不正規;更有甚者,一些項目參與采購的供應商不足三家也確定了成交人。這都反映出一些采購人員法規意識不牢,執行政策“不到位”。

        (二)采購計劃不周。一是年初,高校都要求各個學院上報本年度采購計劃,但相關部門在制定采購計劃時不夠嚴謹,采購前也不進行充分論證,采購部門對自身設備底數不清楚,重復采購、超前采購和過量采購現象時有發生。二是高校一些項目通常都是在寒暑假完成的,為了不影響正常開學,一些加急項目往往是“先供貨、后補辦手續”,由于時間緊急,市場調研又不充分,致使多次修改采購文件,“瑕疵”較多,經常遭到供應商的質疑、投訴。三是高校采購流程,從立項到完成采購需經過“使用部門、財務部門、采購部門、分管校領導”幾個環節審簽;后續的“確定標書、簽訂合同、驗收付款”也同樣走上述流程,工作比較繁瑣,基于此,采購人也不提前擬定計劃,給出預安排,等使用人“急用”時,往往倉促“上陣”,采購工作缺乏“計劃性”和“周密性”。

        (三)落實政策不嚴。一是采購人員對政策法規學習不夠深入,遇到問題不能“對癥下藥”。如:《政府采購需求管理辦法》(財庫(2021)22號)第十八條規定“涉及政府采購政策支持的創新產品采購的,不得提出同類業務合同、生產臺數、使用時長等業績要求?!钡咝2粐栏衤鋵嵳?,在采購文件中把業績條件當作評分項,甚至是“門檻”,試圖打政策的“擦邊球”,采購文件發布后,經常遭到質疑。二是高校雖規定了二級單位的采購限額,但對自行采購項目缺乏一定的統籌,也不歸集品目,監督指導也不到位,不合規情形時有發生。

        (四)履約驗收不力。履約驗收是政府采購的最后一個環節,是確保采購質量的重要途徑?!墩少彿ā返谒氖粭l明確規定:“采購人或者其委托的采購代理機構應當組織對供應商履約的驗收?!痹诓少彮h節,評委會只能依據采購文件確定供應商,供貨時是否存在以次充好、降低標準等問題,也只能通過履約驗收來進行“把關”。然而,一些高校淡化自己的主體責任,任務不清,事項不明,片面地認為項目是由代理機構在交易中心完成的,質量好壞都與自己無關,收而不驗,驗而不實現象時有發生;更有甚者,對履約驗收存有抵觸情緒,特別是“意中人”未中標時,對其他中標人吹毛求疵,提出一些合同之外的要求,驗收不及時,或者不驗收,存在“重采輕驗”的現象。

        (五)監督管理不嚴。高校采購是廉政風險重點防范的領域,實踐中“資產、采購、后勤、財務、紀檢、審計”等部門都參與其中,規章制度明確,責任劃分清晰,實施步驟緊湊,相互之間“制衡”,但這種“九龍治水”監管模式看似“都管”,實則“都不深管”;另外,一些部門人員業務知識匱乏,網上采購不熟練,監管起來力不從心。

        針對實務中存在的問題都有哪些對策及建議?

        (一)建立采購制度。一是高校應結合自身實際,建立一套完整、規范、可操作的采購管理制度,使采購工作規范化、制度化。一是做好科學合理的預算,并嚴格執行預算制度,安排責任人監督,促進各個環節有效鏈接。二是如遇到緊急采購項目時,對實際需求進行詳細說明,并嚴格執行審批程序,不得擅自改變。三是采購管理部門對用戶采購需求審批后,要求其提前(30天)發布到政府采購網上,擴大宣傳范圍,鼓勵充分競爭。

        (二)充實采購隊伍。一是高校要加強采購人員政策法規的學習,認真加以理解,自覺規范言行。二是以自學、參加專項培訓班或業務會議的方式來提高采購人員的專業水平,打造一批過硬的采購隊伍。三是加強從業人員培訓,適時更新知識,熟悉全流程“電子化”采購操作,懂得每一個關鍵環節應注意的事項,防止出現“漏洞”。四是提高從業人員依法應對“特殊情形”(如:用戶催促采購、經費來源廣泛而時間不確定、用戶指定品牌)的能力,做到“既采購到位,又合法合規”。

        (三)強化計劃執行。一是高校采購多數服務于教學與科研,看似一些采購需求充滿了不確定性,但還是有規律可循的,這就要求采購部門,在上報采購預算時要廣泛進行調研,充分了解市場行情,真正摸清現有貨物與服務的配置底數,避免重復購買現象。二是在執行采購計劃時,聘請專家對采購計劃的可行性進行充分論證,并確定購買產品的品牌型號、重要參數等,采購目標確定之后,采購管理部門可根據使用單位的需求合并“同類項”,將同類項目“打包”采購,這樣既節省時間,又能發揮集采優勢,為采購人爭取更大利益。三是高校采購管理部門對二級單位采購計劃執行情況建立臺賬,對比統計,進行打分排名,以“獎優罰劣”方式強化采購計劃的執行。

        (四)注重履約驗收。一是明確采購人的主體責任,加強履約驗收,從相關職能部門抽調骨干力量組成履約驗收小組,科學制定驗收方案。二是強化履約驗收意識,采取多種形式加強業務培訓,認清履約驗收的重要性,徹底扭轉“重采購,輕驗收”現象,把履約驗收抓牢抓實。三是針對一些技術指標復雜、社會影響較大的項目,可以引進具有國家權威的第三方檢測機構幫助驗收,彌補技術、人才、設備上的不足。

        (五)完善采購檔案?!墩少彿ā返谒氖l明文規定:“采購人、采購代理機構對政府采購項目每項采購活動的采購文件應當妥善保存,不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文件的保存期限為從采購結束之日起至少保存十五年?!睂嵺`中,因項目都是委托代理機構完成的,采購人片面認為代理機構存檔即可,“懶”字作祟,對采購檔案管理的重要性認識不足,要么不能及時歸檔,要么歸檔的材料不夠完整,導致無法跟蹤售后的情況。因此,高校不僅要依法妥善保存紙質采購檔案,還要保存好電子文檔,確保每一個采購項目,每一個采購流程都能準確查詢到原始記錄,有效防范和化解采購風險。

        時下,高校采購正處于快速發展階段,資金及項目數量不斷擴大,從“放管服”政策落實,到“e+采購”推進,再到“智能+”應用,采購工作對“完善機制、管理創新、專業服務、信息賦能、內控建設”等都提出了更高要求,只要能做到“對癥下藥”,就一定能克服“五不”短板,確保高校采購工作高質量運行。

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